برخي الزامات در تنظيم قراردادهاي اداري

 عنوان قرارداد
آنچه به حل اختلاف ناشي از قرارداد کمک مي‎کند، قصد واقعي طرفين از انعقاد قرارداد است، نه اينکه طرفين با چه اسم و عنواني در قرارداد شناخته مي‎شوند و چه عنواني براي قرارداد خود انتخاب کرده اند اما بهتر است از عنوان کلي قرارداد بدون پيشوند يا پسوند استفاده شود که نشان‎دهنده توافق طرفين بر موضوعي بوده است. بدين ترتيب به راحتي براي حل اختلاف به عملکرد و تعهدات طرفين و ساير شرايط قراردادي توجه خواهد شد.

 طرفين قرارداد
طرف قرارداد کسي است که با توافق متعهد بر انجام امري مي‎شود که ممکن است يک شخص حقيقي يا شرکت‎ها و مؤسسات دولتي و غيردولتي باشند.
در خصوص صلاحيت طرف قرارداد در زمان تنظيم آن با اشخاص حقوقي بايد با ملاحظه اساسنامه شرکت و آگهي آخرين تغييرات شرکت مندرج در روزنامه رسمي معلوم شود که شرکت در محدوده موضوع فعاليت خود قصد انعقاد قرارداد دارد يا خير و نيز مشخص شود چه کساني داراي نمايندگي و حق امضای اسناد و قرارداد براي شرکت هستند؟ همچنين هنگام تنظيم قرارداد با اشخاص حقيقي مسأله بلوغ، عقل و اينکه فرد رسمي ممنوع‏المعامله نباشد، بسيار مهم است.
 همچنين ممکن است شخصي به نمايندگي و وکالت از سوي ديگري قرارداد را تنظيم ‎کند. در اين‎صورت بايد برگه نمايندگي و وکالت‎نامه او و اعتبار آن را بررسي کرد و حتماً شماره و مشخصات آن را در متن قرارداد نوشت.

 موضوع قرارداد
موضوع قرارداد مال يا عملي است که طرفين قرارداد متعهد به تسليم يا انجام آن هستند. برخي شرايط اساسي مال يا عملي که موضوع قرارداد است، عبارتند از اینکه اولا داراي ارزش اقتصادي باشد؛ ثانيا در زمان انعقاد قرارداد، موجود، معلوم و معين باشد. 
مثل يک دستگاه خودرو با مشخصاتي که طرفين رویت کرده و از کيفيت آن کاملاً مطلع شوند. ثالثا چنانچه در زمان انعقاد قرارداد موجود نباشد، بايد کيفيت و کميت آن مال معلوم و معين بوده و کاملاً توصيف شود و طرف واگذارکننده متعهد به انجام توليد و ساخت آن و واگذاري آن پس از توليد با جزیياتي که هيچ ترديدي باقي نماند، بشود. مانند قراردادهاي ساخت و واگذاري کارخانه يا سازه‎هاي دريايي. رابعا امکان تسليم آن باشد و از همه مهمتر ملک کسي باشد که قصد واگذاري آن ‎را دارد. در غیر این صورت، معامله فضولي بر مال غير محسوب مي‎شود و اگر مالک اصلي رضايت به انتقال ندهد، معامله قابل ابطال است.
 مدت قـرارداد
به گزارش بخش فرهنگی قوه‎قضاییه، در همه قراردادها بايد تاريخي که طرفين بر انتقال مال يا انجام کاري توافق مي‎کنند، درج شود. در برخي از قراردادها مدت قراداد از جمله ارکان تشکيل‎دهنده مهم آن است. مانند قرادادهايي که موضوع آن ارائه خدمات يا انجام کار است يا در قرارداد اجاره که تاريخ از جمله شرايط صحت و اساسي آن است؛ به‎نحوي که اگر مدت اجاره معلوم نباشد، اساساً قرارداد باطل است.
توصيه مي‎شود تاريخ را هم به صورت عددي و هم به صورت حروفي درج کنند زيرا از نظر حقوقي آثار بسيار مهمي خواهد داشت. از جمله در مواردي ممکن است تاريخ انتقال يا تاريخ انجام کار غير از تاريخ تنظيم قرارداد باشد. لذا در بند جداگانه‎اي تحت عنوان مدت قرارداد بايد زمان دقيق آغاز و پايان کار تصريح شود. اگر تاريخ شروع قرارداد به دليلي از قلم بيفتد و در قرارداد ذکري از آن نشود، تاريخ امضای قراداد تاريخ آغاز آن محسوب مي‎شود.

 مبلغ قــرارداد
مبلغ يا قيمت قرارداد که در قراردادهاي خريد و فروش به آن ثمن معامله گفته مي‎شود، عبارت از ارزشي است که در مقابل کالا يا خدمات پرداخت مي‎شود.
شايسته است ميزان و نحوه پرداخت قيمت مورد معامله دقيقا با ذکر جزیيات اقساط و مدت آن يا اسنادي که به‎صورت چک حساب جاري يا چک مسافرتي يا وجه نقد است، توضيح داده شود تا جلوي هرگونه سوء استفاده را در اين خصوص بگيرد.
 محل تنظيم قرارداد و محل انجام تعهد
به‎طور کلي بايد محل تنظيم کليه قراردادها معين باشد، زيرا طبق ماده 13قانون آيين دادرسي مدني، محل تنظيم قرارداد نقش مهمي در تعيين دادگاهي که صالح در رسيدگي به اختلاف ناشي از قرارداد است، خواهد داشت.
محل انجام تعهد نيز در برخي قراردادها بايد معين شود، به‎خصوص در قراردادهايي که خدماتي بايد ارائه شود يا کالايي باید تحويل شود.
اگر محل انجام تعهد به دلايلي مشخص نشود، در محلي که قرارداد در آنجا تنظيم شده است، بايد تعهد صورت بگيرد. مگر اينکه طبق عرف، محل خاصي اقتضا کند.

 شرايط و تعهــدات طرفيـن
شرايطي که ضمن قرارداد تعيين مي‎شوند به يکي از سه دسته زير تقسيم مي‎شود:
الف) شرايطي که باطل هستند و باعث مي‎شوند قراداد نيز باطل شود. مانند شرطي که براي زمان انجام قراردادي اعلام مي‎شود؛ بدون اينکه زمان دقيق پايان مهلت مشخص شود.
ب) شرايطي که باطل هستند ولي به سلامت قراردادي لطمه‎اي نمي‎زند. مانند اينکه فروشنده‎اي کالايي را به دستگاه دولتي بفروشد و شرط کند که حتماً بايد فرزند وي نيز در آن اداره استخدام شود.
ج) شرايطي که باطل هستند و تخلف از آنها باعث مي شود براي طرف ديگر حق فسخ پيدا شود يا جريمه و خسارتي پرداخت کند.
 حق فسـخ
گاهي در يک قرارداد، گنجاندن حق فسخ لازم است. بدين معناست که به يک ‎طرف اجازه يا اختيار داده مي‎شود که قراردادي که براي طرفين لازم‎الاجرا است را تحت شرايطي برهم زند. به اين اختيار اصطلاحاً خيار گفته مي‎شود و در قانون مدني از 10 نوع خيار ياد شده است.
به‎عنوان مثال اگر سازماني خودرويي را خريداري کند و بعداً مشخص شود که خودرو قبلاً تصادفي بوده، مي‎تواند به دليل خيار عيب آن معامله را يک‎طرفه به هم بزند. 
نکته مهم در مورد حق فسخ اين است که خريداري که داراي حق فسخ است، بايد پس از اطلاع از ايرادي که در معامله وجود داشته (يا شرايطي که خيار فسخ براي وي ايجاد شده) فوراً قصد خود را بر فسخ به طرف مقابل اطلاع بدهد. 
البته لازم به ذکر است که اين بند ناظر به معاملاتي است که در چارچوب احکام قانون مدني صورت مي‎پذيرد. اما ويژگي‎هاي قراردادهاي مبتني بر شرايط عمومي پيمان و چگونگي حق فسخ يک‎جانبه ارگان‎هاي دولتي به صورت جداگانه مورد بحث واقع شده است.

 هزينه انجام موضوع قــرارداد
تعيين مسئوليت هر طرف در مقابل هزينه‎هاي موضوع اجراي قرارداد مثل هزينه قانوني براي تنظيم سند رسمي اعم از هزينه دفترخانه، ماليات، عوارض و ساير حقوق دولتي يا هزينه حمل و نقل کالا، بيمه و انبارداري در قراردادهاي خريد و فروش کالا بسيار مهم است. 
زيرا چه بسا بي‎توجهي در تعيين مسئوليت طرف موجب بروز اختلاف و تشکيل پرونده اي در دادگستري شود.

 فــورس‎ماژور
فــورس‎ماژور عبارت است از امور غير‎قابل پيش‎بيني و نيز واقعه غيرمترقبه‎اي که طرفين نتوانند مانع بروز آن شوند، مانند وقوع سيل يا زلزله يا جنگ که موجب تعطيلي امور شود و يکي از طرفين نتواند به تعهدات خود به‎موقع عمل کند. 
بروز چنين حوادثي گاهي باعث مي‎شود که به‎طورکلي انجام موضوع قرارداد منتفي و گاهي به طور موقت در يک محدوده زماني خاص انجام تعهد ناشي از قرارداد معلق شود که پس از مرتفع شدن آن، مجدداً بايد به قرارداد عمل شود.

حمایت